Organisatoriske siloer - uanset om de er faglige, organisatoriske eller geografiske - er en af de største udfordringer for mange virksomheder i forhold til at nå deres mål uanset om det handler om gode kundeoplevelser, digitalisering eller operationel effektivitet.
Hovedproblemet ved siloorganiseringen er, at de har en tendens til at skabe silotænkning, tunnelsyn og suboptimering og en ”os-mod-dem” kultur, som forhindrer siloerne i at spille sammen på tværs.
Flere og flere virksomheder er derfor naturligt optaget af, hvordan de får bygget bro mellem deres siloer.
“De fleste der har været i kontakt med sundhedssystemet kan nikke genkendende til, at når siloerne spiller sammen, går det bedre for patienterne og oplevelsen af at være patient er god. Når siloerne ignorerer hinanden eller direkte modarbejder hinanden, går det galt for patienterne, for sundhedsvæsenets effektivitet og skaber miserable kundeoplevelser for både patienter og pårørende.
”
- Der er tvivl om retning for det digitale, prioritering af indsatser, roller og ansvar.
- I diskuterer igen og igen, hvad opgaven egentlig er – og må have hjælp af en leder for at komme videre.
- Der er en kamp om ressourcer til at fremme lokale digitale dagsordener.
- Samarbejdsklimaet er præget af politik, skjulte agendaer, utryghed og interne stridigheder.
- Møder opleves som ineffektive, ofte med bagudrettet fokus – driftsspørgsmål og akutte sager fylder i forhold til digitale visioner og fælles strategiske mål.
Hvordan nedbrydes siloerne?
Etabler en fælles vision og mål
Det første I bør overveje i forhold til at nedbryde eller bygge bro mellem siloerne er, at etablere en fælles vision for hvad jeres virksomhed ønsker at opnå med eksempelvis digitalisering og hvilken del af jeres forretningsmodellen der skal fokuseres på at optimere og udvikle (strategi) for at indfri jeres vision.
Er det digitalisering af jeres value proposition I vil arbejd med, er det effektiviteten i jeres operating model, der skal være i fokus eller er det kundeoplevelsen? Uden en klar retning baseret på klare valg stikker digitaliseringen let i alle retninger eller ender med, at blive formålet i sig.
Definer roller og ansvar
Tænk også over, hvordan I ønsker at organisere arbejdet med udvikling og eksekvering af jeres strategi. Ønsker I at arbejde i tværfunktionelle teams? Skal der etableres en programledelse i form af en digital chef, en customer experiance chef el lign? Hvilket beslutningsmandat skal han/hun have og hvilke opgaver og ansvar? Hvilke øvrige roller og ansvar skal defineres? Hvilke ledelses- og styringsfora skal etableres? Hvem skal sidde i dem? Hvor hyppigt skal de mødes….
En klar governance struktur med et klar og veldefineret beslutningsmandat og tværgående fora og teams med repræsentation fra forskellige funktioner er helt central i forhold til at nedbryde siloer.
Overvej hvordan I organiserer jer
Hvordan i organiserer jer kan også have stor indflydelse på om I skaber eller nedbryder siloer.
Overvej om I skal have fleksible pladser, om der er afdelinger (f.eks Marketing, Salg og Kundeservice) der kunne have glæde af at sidde fysisk sammen. Måske kunne I have glæde af dedikerede projekt rum som tværfunktionelle teams kan flytte ind i, mens de arbejder på et projekt. Måske skal I overveje fælles Hackathons ligesom Facebook, hvor hele virksomheden mødes og løser centrale problem for virksomheden. Måske skal medarbejderne på rotation hos hinanden i kortere perioder?
Definer udfordringer og indsatser i fællesskab
I forhold til at skabe opbakning til den digitale strategi eller kundestrategien osv. er det af afgørende betydning, at udfordringer og indsatser prioriteres i fællesskab ud fra hvilke initiativer, der objektivt set skaber størst værdi for hhv. kunder og virksomhed inden for rammerne af strategien.
Det er dog ligeledes afgørende, at der etableres en fundingmekanisme således at kun projekter der er prioriteret modtager finansiering fra udviklingspuljen. Herved undgås nemlig at projekter kører decentralt under radaren i driften.
Kig på jeres belønningsstruktur
Kender I udtrykket ”I får hvad I måler”? Helt sikkert er det i hvert fald, at lokale KPI'er og performance mål er med til at opbygge siloer. Hvis I vil af med siloerne, må I derfor arbejde med at skabe en belønningsstruktur der tilskynder samarbejde på tværs og mod fælles mål.
Alt for ofte opstiller afdelinger egne KPI'er, enten fordi topledelse ikke har synliggjort målene for den enkelte afdeling, eller at afdelingen selv føler at de har brug for ekstra KPI'er.
Prøv også at tænke mere i KBI’er (Key Behavioral Indicators) – dvs. i den adfærd, I ønsker skal føre til stærkere samarbejde. Mange forandringer og transformationer handler i dag om, at workflows, funktioner, og ansvar skal finde nye former på tværs af teams og afdelinger. Det sker ikke af sig selv blot fordi nogen har opstillet et mål om det.
Se på hvordan information flyder i organisationen
IT-systemer, data og viden har det med at trives i isolerede siloer i virksomheden. Desværre betyder det, at mange virksomheder går glip af vigtig indsigt.
Der er flere ting I kan gøre for at sikre øget videndeling.
Sørg for at samle data fra forskellige kilder et sted
Ofte ligge data adskilt i forskellige systemer specialiseret til at løse, hver deres problem – for hver deres afdeling og typisk uden at de let kan bindes sammen i en kontekst af kunde, produkt, marked etc. Løsningen er her at samle data i en data ”lake” eller ”warehouse” og skabe kontekst.
Stil data til rådighed for dem der skal bruge dem
Hvis data skal skabe værdi skal de stilles til rådighed for dem der skal arbejde med dem. Det kunne være i form af et CRM-system en BI løsning eller noget 3. Afgørende at data blive let tilgængelig for dem der skal bruge den, når de skal bruge i en form der giver mening.
Fakta : En gennemsnitlige medarbejder bruger op til 20 procent af sin arbejdsuge på at lede efter interne oplysninger eller på at finde frem til kollegaer, som kan hjælpe med en bestemt opgave
Bryd de gamle vaner
Sæt videndeling på dagsordenen, træn jeres åbenhed og nysgerrighed, etabler vidensnetværk, del de gode historier om hvordan samarbejde på tværs har skabt værdi.
Fakta: 47 procent af alle medarbejdere det motiverende at, når kollegaerne diskuterer arbejdsstedets succes.
Udbred brugen af team- eller projektbaserede kommunikationsværktøjer
Teams, der ikke interagerer regelmæssigt, har ofte ingen anelse om, hvad de andre arbejder på. Der findes I dag en lang række systemer som Microsoft teams, Slack, Yammer, Connext, Actimo, Quest m.fl, der kan hjælpe med at facilitere samarbejde og videndeling
Har du spørgsmål til emnet eller er du blevet nysgerrig på hvordan du kommer i gang med at arbejde med dine siloer så tøv ikke med at tage fat i mig . Jeg har stor erfaring med at hjælpe virksomheder som din og kan hjælpe sikkert også hjælpe dig. Klik her